Dicas

Principais dicas para você configurar um Fluxo Simples com sucesso

1. Tenha um Modelo em docx parametrizado com as variáveis identificadas em chaves duplas {{ }};

2. Faça o upload do documento na plataforma;

3. Ao criar o formulário:

a. Tenha certeza que para cada dado variável do seu modelo seja criado um campo correspondente no seu formulário;

b. Use o campo "e-mail do signatário" OBRIGATORIAMENTE para coletar a assinatura do seu cliente;

c. Se desejar solicitar a assinatura do seu cliente via WhatsApp, lembre-se também de utilizar o campo de" telefone";

4. Pré-visualize o formulário para verificar se está correto, se não esqueceu de adicionar nem um campo ou se precisa de mais alguma alteração;

5. Com o modelo e o formulário já prontos dentro da conta, inicie a construção do fluxo;

6. Na etapa de Formulário, dentro do Fluxo, selecione a opção "avançar para a escolha do modelo";

7. Escolha o nome dos documentos e das pastas;

Dica: Você pode pedir informações no formulário apenas para nomear o documento ou organizar as pastas.

8. Na etapa de Lista de Assinatura:

a. Adicione através da agenda, os signatários fixos, assim eles podem usar o mesmo token para assinar vários documentos;

Veja aqui como funciona a assinatura em série

b. Adicione através da opção Adicionar do Formulário, os signatários variáveis. Se utilizar a solicitação de assinatura via WhatsApp, além do campo de e-mail, adicione também o campo de telefone ao adicionar o signatário;

c. Ative a ordenação de assinaturas para definir a ordem que o documento deve ser assinado;

9. Customize a mensagem para enviar o documento para assinatura via e-mail;

Via Whatsapp não é possível customizar a mensagem.

10. Ative o fluxo ao chegar na última etapa;

11. Teste o fluxo clicando iniciando o processo em COPIAR LINK;

12. Cancele o documento gerado para teste na plataforma;

13. Coloque o fluxo em prática.

Dicas Adicionais:

• Todos os campos do formulário, por padrão, são de preenchimento obrigatório. Para deixar um campo como preenchimento opcional, tire o check de obrigatoriedade no momento de construção do seu formulário. Aqui você encontra mais informações.

• Se você tem fluxos parecidos que mudam apenas poucas variáveis de um formulário para o outro, você pode duplicá-lo e editá-lo. Aqui você encontra mais informações.

• Utilize o campo de CEP para autocompletar os dados do endereço. Aqui você encontra mais informações.

• Utilize o campo de Anexo na construção do Formulário quando precisar solicitar documentos ao seu cliente. Os anexos inseridos no formulário ficam disponíveis para download dentro da plataforma, na aba Fluxo junto ao documento enviado para assinatura.

• Ative a função de Aprovação dentro do seu fluxo se precisar que alguém faça uma conferência dos dados inseridos no formulário, antes de o documento ser enviado ao primeiro signatário. Adicionando a etapa de Aprovação no seu fluxo, o documento apenas será gerado e enviado para assinatura após aprovadas as respostas do formulário.

• Para cada fluxo, escolha uma única forma de autenticação para o seu cliente - e-mail ou WhatsApp. Caso queira ter disponível as duas formas de autenticação, você pode criar dois fluxos com as mesmas informações, alterando apenas a forma de envio do documento e do token na etapa de Lista de Assinaturas.

• Utilize a aba de Relatórios dentro da sua conta para ter acesso à base de dados de todas as respostas já colhidas através de seus formulários. Os relatórios podem ser baixados em CSV ou XLSXS.